Effektiveres Selbst- und Zeitmanagement

Till Eulenspiegel ging eines schönen Tages mit seinem Bündel an Habseligkeiten zu Fuß zur nächsten Stadt. Auf einmal hörte er, wie sich schnell Hufgeräusche näherten und eine Kutsche neben ihm hielt.
Der Kutscher hatte es sehr eilig und rief: „Sag schnell – wie weit ist es bis zur nächsten Stadt?“
Till Eulenspiegel antwortete: „Wenn Ihr langsam fahrt, dauert es wohl eine halbe Stunde. Fahrt Ihr schnell, so dauert es zwei Stunden, mein Herr.“
„Du Narr“ schimpfte der Kutscher und trieb die Pferde zu einem schnellen Galopp an und die Kutsche entschwand Till Eulenspiegels Blick.
Till Eulenspiegel ging gemächlich seines Weges auf der Straße, die viele Schlaglöcher hatte. Nach etwa einer Stunde sah er nach einer Kurve eine Kutsche im Graben liegen. Die Vorderachse war gebrochen und es war just der Kutscher von vorhin, der sich nun fluchend daran machte, die Kutsche wieder zu reparieren.
Der Kutscher bedachte Till Eulenspiegel mit einem bösen und vorwurfsvollen Blick, worauf dieser nur sagte: „Ich sagte es doch: Wenn Ihr langsam fahrt, eine halbe Stunde…“

Nun werden Sie sagen: „Schöne Geschichte, aber so einfach ist es nicht im Beruf einfach langsamer zu fahren“.
Dies ist einerseits richtig, andererseits gibt es einige einfache Möglichkeiten die es uns erlauben in unterschiedlichen Situationen mit weniger Stress ans Ziel zu kommen.

Einige davon möchte ich Ihnen als Anregungen mit auf dem Weg geben.
 

Planen und Prioritäten setzen

Eine gute Planung des Arbeitstages ist die Grundlage für Effizienz und weniger Stress. Dabei hilft Ihnen die A-L-P-E-N Methode*. Diese ermöglicht es Ihnen, in wenigen Minuten einen guten schriftlichen Tagesplan zu erstellen. Die fünf Elemente der Methode sind Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten auflisten, die Länge zur Erledigung schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen über Prioritäten treffen und die Nachkontrolle am Abend, welche Aufgaben noch offen sind und wie gut die Planung war, um daraus zu lernen.
 

Der Umgang mit E-Mails

Wie Ihre Aufgaben sortieren Sie auch die eingehenden Mails z.B. nach Kategorien wie „sofort bearbeiten“, „ablegen“, „delegieren“, „auf Termin legen“ und „unwichtig“. Die unwichtigen Mails wandern ohnehin in den Papierkorb. Bei jeder Mail entscheiden Sie sofort und handeln entsprechend. Richten Sie feste E-Mailzeiten ein. Ansonsten Offline! UND, Ping-Pong Mails vermeiden. Häufig ist ein Telefonat schneller und effektiver!
 

Immer nur eine Sache zur gleichen Zeit

Ein effizientes Arbeiten ist nur möglich, wenn wir bei EINER Sache bleiben und uns auf diese ganz und gar konzentrieren. Arbeiten Sie z.B. an einem Angebot, kümmern Sie sich nur darum. Schalten Sie alle anderen Störquellen ab. Schließen Sie ihren E-Mail Account, leiten Sie das Telefon um und hängen ein Schild „Bitte nicht stören“ an Ihre Bürotüre.
 

Lernen Sie NEIN zu sagen und streichen Sie das Wort SOFORT

„Ich kenne keinen sicheren Weg zum Erfolg, nur einen zum sicheren Misserfolg – es jedem recht machen zu wollen.“ (Plato). Lernen „Nein“ zu sagen. Es gibt auch Dinge, die nicht unbedingt Sie erledigen müssen und weitergeben können. Reagieren Sie nicht gleich beim Wort SOFORT und lassen Ihre aktuelle Arbeit stehen und liegen. Es gibt nur sehr, sehr wenige Dinge die ungeplant sofort erledigt werden müssen. Nehmen Sie die neue Aufgabe einfach mit auf den Plan und ordnen Sie diese entsprechend ein.
 

Perfektionismus als Zeitfresser.

Das Pareto-Prinzip oder die 80/20 Regel hilft uns bei einem effizienteren Zeitmanagement sehr. Viele Aufgaben benötigen zur Zielerreichung nicht den Perfektionismus von 100%. Dies sind meist nur wenige. Bei vielen Tätigkeiten reichen auch 80% Qualität vollkommen aus und wir sparen aber 50% (oder mehr) Zeit. Es muss jeder entscheiden, wo im Beruf, Familie, Haushalt oder in der Freizeit 100% Qualität zu erbringen sind, um das Ziel zu erreichen. Woanders lässt sich mit der 80/20-Regel effizient und stressfrei wertvolle Zeit einsparen.

Es freut mich, wenn diese Anregungen es auch Ihnen ermöglicht das eigene Selbst- und Zeitmanagement zu optimieren und dabei hilft die anstehenden Aufgaben mit weniger Stress zu erledigen und mehr Zeit für die schöneren Dinge des Lebens zu haben.

Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem Seminar Selbst-und Zeitmanagement.

* ALPEN-Methode nach L. Seiwert

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