Effektiver Umgang mit der Zeit

Wie oft hört man in den aktuellen Corona-Zeit die Phrase von der zwangsweisen „Entschleunigung“ als positiver Nebeneffekt. Das mag vielleicht für den privaten Bereich gelten, aber trifft dies auch im Beruf zu?

In meinen Gesprächen finde ich eher das Gegenteil vor. Das Management ist mehr als ausgelastet, um das Unternehmen durch die schwierige Zeit zu manövrieren. Der Innendienst ist aus unterschiedlichen Gründen überlastet. Im Außendienst kommt es gerade jetzt darauf an die bestehenden Kunden zu halten, neue Kunden zu gewinnen und in der aktuellen Planungsphase die Weichen für 2021 zu stellen.

Für alle diejenigen, die sich in einer solchen Situation befinden, möchte ich einige Methoden vorstellen, die es ermöglichen mit weniger Stress ans Ziel zu kommen.

1. Planung

Gute Planung als Grundlage für Effizienz und weniger Stress. Die ALPEN-Methode (nach Lothar J. Seiwert) ist simpel, ermöglicht einen schriftlichen und fortlaufenden Tagesplan zu erstellen.

Die fünf Elemente der Methode sind:

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten auflisten
• Länge zur Erledigung schätzen
• Pufferzeiten einplanen
• Entscheidungen über Prioritäten treffen
• Nachkontrolle am Abend, welche Aufgaben noch offen sind und wie gut die Planung war, um daraus zu lernen.

2. Prioritäten setzen

Um den Überblick nicht zu verlieren, ist es wichtig Prioritäten zu setzen. Die Eisenhower-Methode hilft Ihnen die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit einzuteilen:

A – Absolut wichtig und nicht delegierbar, mache ich daher selbst und gleich
B – Wichtig aber nicht dringend, dafür lege ich mir einen Termin
C – Dringend aber nicht wichtig, daher nach Möglichkeit delegieren
D – Weder dringend noch wichtig, daher nicht machen und die Zeit besser nutzen
 

3. Lernen Sie NEIN zu sagen und streichen Sie das Wort SOFORT

Lernen Sie auch einmal „NEIN“ zu sagen. Nur sehr wenige Dinge müssen SOFORT erledigt werden. Nehmen Sie die neue Aufgabe einfach mit auf die To Do-Liste und ordnen Sie diese entsprechend ein. Sind Sie nicht zu stolz oder handeln nicht aus falschem Ehrgeiz. Haben Sie den Mut auch gegenüber Ihrem Vorgesetzen einmal NEIN zu sagen. Niemanden - nicht Ihnen - nicht Ihrem Vorgesetzten – nicht Ihrem Unternehmen ist damit geholfen, wenn Sie weitere Aufgaben übernehmen und letztlich nichts wirklich professionell abarbeiten können.  
 

4. Perfektionismus als Zeitfresser.

Das Pareto-Prinzip oder die 80/20 Regel. Nur wenige Aufgaben benötigen zur praktischen Zielerreichung den Perfektionismus von 100%. Bei vielen Aufgaben reichen auch 80% Qualität vollkommen aus, sparen aber 50% (oder mehr) Zeit. Es muss jeder entscheiden, wo im Beruf, Familie, Haushalt oder in der Freizeit 100% Qualität zu erbringen sind, um das Ziel zu erreichen. Bei allen anderen Dingen lässt sich mit der 80/20-Regel effizient und stressfrei wertvolle Zeit einsparen.
 

5. Video-Konferenzen, DIE Zeitersparnis für den Außendienst

Für fast alle Ansprechpartner im B2B-Bereich und in vielen Situationen ist die Video-Konferenz zur Normalität geworden und eine akzeptierte Form der geschäftlichen Kommunikation auf allen Ebenen. Ich z.B. bekomme jetzt leichter Ersttermine mit Geschäftsführern und/oder Vertriebsleiter und viele Projektbesprechungen finden „selbstverständlich“ per Video-Konferenz statt. Nutzen Sie diese Chance und vermeiden Sie die Zeitfresser Autobahn, Hotel etc.

Möchten Sie mehr über die Themen „Selbst- und Zeitmanagement“ und/oder „Erfolgreiche Verkaufsgespräche via Video-Konferenzen“ wissen, freue ich mich über Ihre Kontaktaufnahme.

Ihr VBC-Partner
Siegfried Landskrone
 

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